Outsourcing de compras não é só para grandes empresas. E está a custar-lhe dinheiro não saber isso

Existe uma ideia instalada no tecido empresarial português que merece ser desafiada com factos: a de que a gestão profissional de compras é território exclusivo das grandes organizações. Esta ideia está errada. E o custo de a manter é mensurável.

O país das pequenas empresas e dos grandes desperdícios

As PME representam 99,9% das empresas não financeiras em Portugal, empregam 77,9% do pessoal ao serviço e são responsáveis por 58% do volume de negócios nacional (fonte: INE).

São, por definição, o motor da economia portuguesa. E são, também por definição, as organizações com menos recursos para desperdiçar.

O paradoxo é que são precisamente as PME a suportar de forma mais aguda um problema que se instalou silenciosamente em quase todas as empresas: as compras indiretas (limpeza, material de escritório, segurança, trabalho temporário, medicina do trabalho, manutenção) que são geridas de forma fragmentada, por pessoas que não são especialistas, sem poder negocial e sem qualquer estratégia.

O mito da escala e por que razão não se aplica aqui

Durante décadas, a gestão profissional de compras era, de facto, apanágio das grandes organizações. Só elas tinham volume suficiente para justificar um departamento de procurement, e só elas conseguiam negociar condições competitivas com fornecedores. Esse argumento tinha lógica num mundo onde cada empresa negociava isoladamente.

Num modelo de central de compras, a lógica inverte-se completamente. Uma PME com 25 colaboradores não consegue, sozinha, obter condições competitivas junto de um fornecedor de limpeza ou trabalho temporário. Mas integrada numa comunidade de compradores que agrega dezenas de empresas e milhões de euros em volume, a conversa com esse fornecedor é radicalmente diferente.

A escala que não tem individualmente, tem-na colectivamente. E é exatamente isso que distingue uma central de compras de um simples intermediário.

O custo real da desorganização

O problema não está apenas no preço que se paga a cada fornecedor. Está no modelo completo de gestão, ou na sua ausência. Uma PME gere tipicamente entre 10 a 25 contratos e fornecedores de serviços diferentes. Cada um com a sua fatura, o seu prazo de pagamento, o seu interlocutor e o seu ciclo de renovação. Ninguém coordena este conjunto como um todo. Ninguém audita a qualidade. Ninguém renegoceia quando as condições se deterioram.

Empresas sem estratégias eficazes para custos indirectos perdem entre 10% a 20% em cada categoria de compra indirecta.

Existe um peso significativo dos custos indirectos na estrutura de despesas das organizações, sendo frequentemente uma das áreas menos otimizadas e com maior potencial de melhoria.

Traduzindo para a realidade de muitas PME, isto significa que uma gestão mais estruturada destes custos pode gerar poupanças relevantes e recorrentes ao longo do tempo. Não se trata de ganhos pontuais resultantes de uma renegociação isolada, mas sim de um impacto contínuo, sustentado por processos mais eficientes, maior controlo e decisões mais informadas.

O que realmente muda no dia-a-dia

O impacto de um modelo de outsourcing de compras não é apenas financeiro. É também operacional! E muitas vezes é este o argumento que ressoa mais com gestores de PMEs que já têm demasiadas responsabilidades sobre si.

Com um modelo de gestão centralizada de compras:

• Uma fatura única mensal substitui a dispersão de dezenas de faturas, fornecedores e datas de pagamento diferentes. Para o director financeiro, isto representa uma redução significativa de carga administrativa e uma melhoria directa na previsibilidade de tesouraria.
• Um interlocutor dedicado assume a responsabilidade pela qualidade do serviço, pela resolução de incidências e pela gestão proactiva das renovações. O gestor da empresa deixa de ser o mediador entre os seus colaboradores e os fornecedores de serviços.
• O poder negocial agregado permite aceder a condições que seriam impossíveis de obter individualmente. Não porque a empresa tenha crescido, mas porque passou a comprar em conjunto com outras.
• A erosão de condições é eliminada: Um dos problemas mais silenciosos e mais caros das empresas que gerem os seus contratos internamente: as condições negociadas no momento da assinatura deterioram-se ao longo do tempo, sem que ninguém repare. Num modelo de gestão profissional, este risco é controlado sistematicamente.

A pergunta que vale a pena fazer

As PME portuguesas enfrentam poder de negociação limitado e operações muitas vezes ineficientes. Não por falta de talento ou vontade, mas por falta de acesso a modelos que até há pouco eram exclusivos das grandes organizações.

A pergunta que qualquer gestor de PME devia fazer não é “somos grandes o suficiente para isto?”

É: “quanto estamos a perder por não ter acesso a este modelo?”

Para a maioria das empresas, a resposta é: mais do que pensam. E a barreira de entrada nunca foi tão baixa.

A Pendular trabalha com empresas de todas as dimensões, de PMEs a grandes empresas, oferecendo o mesmo nível de expertise em procurement, as mesmas condições negociadas e o mesmo compromisso de redução de custos com muita expressão. 

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