O contrato foi negociado. E agora?
Negociar um contrato em condições favoráveis é uma etapa importante na gestão de compras de qualquer empresa. Preço, prazos, níveis de serviço e outras condições são definidos de acordo com as necessidades da organização e com o contexto existente naquele momento. No entanto, a assinatura do contrato não deve representar o fim do processo.
Os mercados mudam, os preços oscilam, surgem novas alternativas e as próprias necessidades das empresas evoluem. Por isso, condições que eram competitivas no momento da negociação podem deixar de o ser meses mais tarde. Sem um acompanhamento regular, estas alterações podem passar despercebidas e traduzir-se em custos adicionais ou em oportunidades de melhoria que ficam de fora.
Num contexto em que as empresas procuram um maior controlo sobre os custos e os recursos disponíveis, a gestão de contratos assume, assim, um papel relevante. Não basta garantir boas condições à partida. É necessário perceber se continuam ajustadas à realidade da empresa e se aquilo que foi acordado está efetivamente a ser cumprido.
A importância de acompanhar ao longo do tempo
A gestão de um contrato passa por acompanhar diferentes aspetos da relação com o fornecedor. Os preços faturados correspondem às condições acordadas? Os níveis de serviço mantêm-se? Os volumes contratados continuam adequados às necessidades da empresa? Existem serviços ou condições que já não fazem sentido?
Este acompanhamento permite identificar desvios e atuar antes que estes se prolonguem no tempo. Permite também perceber quando existe margem para rever condições, negociar determinados pontos ou procurar alternativas mais adequadas.
Ao mesmo tempo, a centralização da informação contratual facilita uma visão global sobre os compromissos existentes e permite antecipar momentos importantes, como renovações, atualizações de preços ou alterações de condições. Quando esta informação se encontra dispersa por diferentes departamentos, documentos ou interlocutores, torna-se mais difícil garantir esse controlo.
Da negociação à gestão contínua
Uma gestão de compras eficiente não termina quando se encontra um fornecedor ou se chega a acordo sobre um preço. Implica acompanhar as condições negociadas, avaliar o seu cumprimento e perceber, ao longo do tempo, se continuam a responder às necessidades da organização.
É precisamente nesta continuidade que a gestão de contratos pode contribuir para uma maior eficiência. Ao identificar desvios, antecipar necessidades de revisão e manter uma visão atualizada sobre fornecedores e condições, as empresas conseguem tomar decisões mais informadas e evitar que contratos anteriormente competitivos se transformem, com o tempo, numa fonte de custos desnecessários.
Na Pendular, este acompanhamento faz parte de uma visão integrada da gestão de compras, que não se limita ao momento da negociação, mas acompanha todo o processo e a evolução das necessidades de cada negócio.
