O seu contrato vai renovar-se sozinho? Reveja-o antes de fechar o orçamento de 2027

Nesta altura do ano, as empresas estão a preparar o orçamento de 2027. Discutem-se metas, investimentos e novas contratações. Há, no entanto, custos que raramente são postos em causa: os dos contratos de suporte à operação, como a limpeza, a segurança, a frota, a alimentação ou o trabalho temporário. Estes custos transitam de um ano para o outro com o valor atual, acrescido da atualização prevista, sem que ninguém os reavalie. 

O problema é que muitos destes contratos são renovados automaticamente. Se ninguém agir dentro do prazo de pré-aviso, a renovação acontece por defeito, nas mesmas condições ou com uma atualização de preço que ninguém chegou a questionar. Assim, o orçamento de 2027 acaba por assentar num valor que nunca foi decidido, mas sim herdado.

Porque é que a janela é agora 

No último trimestre coincidem dois prazos: o fecho do orçamento e, nos contratos anuais alinhados com o ano civil, a data-limite para denunciar ou renegociar antes da renovação. Rever um contrato em janeiro é, muitas vezes, rever uma decisão que já foi tomada por omissão, e o custo fica fixado por mais doze meses. Rever agora tem uma vantagem adicional: a poupança entra no próprio orçamento. 

O que fazer antes de fechar o orçamento

1. Reveja o seu portfólio

Identifique os contratos de suporte ativos, com o fornecedor, o objeto, o valor anual e o responsável interno de cada um. Em muitas empresas, este passo já é revelador, porque a informação está dispersa por departamentos, emails e pastas partilhadas.

2. Marque as datas que contam

Para cada contrato, identifique a data de renovação e o prazo de pré-aviso. Veja também se existem cláusulas de atualização automática de preço.

3. Escolha por onde começar

Não é preciso rever tudo de uma vez. Ordene os contratos pelo valor anual e pela data-limite. 

4. Avalie com factos

O serviço prestado corresponde ao contratado? As condições continuam competitivas face ao mercado? Há sobreposições entre fornecedores? A partir daqui, há três caminhos: manter, renegociar ou consultar o mercado.

5. Leve o resultado ao orçamento

O valor que entra no orçamento de 2027 deve ser o valor revisto, não o valor herdado.

Rever exige tempo e poder negocial

Estes passos exigem tempo, conhecimento do mercado e poder negocial, precisamente aquilo que falta a uma equipa que, no fecho do ano, tem outras prioridades.

É aqui que uma central de soluções faz a diferença. A Pendular não é fornecedora de limpeza, segurança ou frota. Negoceia em nome da empresa com uma rede de mais de 250 fornecedores e assume a gestão dessa relação. O resultado é um interlocutor único, uma fatura mensal consolidada e poupanças entre 10% e 30%.

A revisão, porém, não termina na renegociação, as condições acordadas têm de ser acompanhadas ao longo do tempo para se manterem competitivas. 

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